במאמר זה נעמיק בנושא "פורום עמיתים", שהינו כלי אדיר ורב עוצמה להובלת תהליכים פנים ארגוניים ובין ארגוניים. נתייחס ליתרונותיו של פורום עמיתים, ולבסוף ניתן טיפים קריטיים להצלחה של פורום כזה.
מה זה בעצם פורום עמיתים?
פורום עמיתים בארגון הוא מפגש קבוע של קבוצת גורמים מן הארגון, אשר נפגשת על בסיס קבוע ומוגדר מראש לצורך מטרה משותפת, ומורכבת מגורמים משמעותיים לתוצאה המבוקשת.
ישנם נושאים רבים אשר לטובתם ניתן להקים פורום ובהם: שירות, הבניית תרבות ארגונית, ייעול תהליכי עבודה, למידת עמיתים, שיפור ממשקי עבודה פנים ארגוניים וחוץ ארגוניים ועוד. הפורום מהווה כוח פנים ארגוני משמעותי בקידום התהליך.
אז מה יוצא לנו מזה?
התועלות הבולטות המושגות מפורום עמיתים הן:
• יצירת קבוצת איכות ממחלקות שונות בארגון המהווה שגרירה בשטח למטרות העל של הארגון
• העלאת שפע של רעיונות מצוינים מהאנשים שמכירים את השטח באופן המהימן ביותר
• אפקט מיידי של שיפור תהליכים ארגוניים
• שיפור מערך הקשרים הבינאישיים ברמה הארגונית
• עליה במוטיבציה של גורמים נוספים בארגון אשר מעוניינים לקחת חלק בפורום
• יצירת אווירת פרואקטיביות בקרב המשתתפים
אילו סוגי של פורומים קיימים?
• פורום שיפור שירות בחברות עסקיות, בעיריות, בקיבוצים, במשרדי ממשלה ועוד.
• פורום ניהול ממשקים.
• פורומים מקצועיים כדוגמת: פורום רכש, פורום שילוח, פורום קשרי ציבור, פורום למידה ארגונית, פורום גיבוש חזון.
כמו כן, ניתן לייסד פורום כמעט עבור כל מטרה ארגונית משמעותית, בגדש על פעילויות עבור גורמי המטה בארגון.
כיצד מקימים פורום יעיל ואיכותי?
על מנת להקים פורום יעיל ואיכותי שיניב את התוצאות שלעיל, יש כללים רבים שחשוב מאוד לקיים.
להלן כמה מהחשובים שבהם:
• מטרה- קביעת מטרה לפורום הן ברמה הגלויה והן ברמה הסמויה.
• משתתפים- ניהול מכון ומדוייק של בחירת המשתתפים בפורום. על המשתתפים להיות לרוב מדרג דומה בארגון / בעלי תפקיד דומה / בעלי מטרה משותפת. כמו כן חשוב לשלב בפורום בעיקר פונקציות "חיוביות" מהארגון על מנת לייצר הצלחה ו"להדביק" בהצלחות אלו את שאר העובדים.
• זמנים-יש להקפיד על קיום הפורום בפרקי זמן קבועים ומוגדרים ולוודא 100% השתתפות של חברי הפורום. כמו כן יש להקפיד על משך מפגש מעניין אך לא מייגע, ועל משך הולם לתהליך כולו, שיכול לנוע בין מספר חודשים לשנה שלמה, וזאת על מנת לייצר מסגרת זמנים המאפשרת תהליך אפקטיבי.
• הפידבק מהארגון- ארגון שמייסד פורום כזה חייב לתמוך בו ולהאדיר אותו. הרוח הגבית מן הארגון תספק לפורום את החמצן לו הוא זקוק על מנת להוציא פועל את כל יתרונותיו כפי שפורטו לעיל. מהי רוח גבית והאדרה? פרסום הפורום, התייחסות רצינית להצעות שעולות ממנו, ליווי מטעם גורם בכיר בארגון, התייחסות באתר האינטרנט הפנים ארגוני, הצגת התוצרים בפורומים נרחבים ועוד.
• פרואקטיביות של המשתתפים- פורום יעיל מחייב פרואקטיביות של המשתתפים היכולה להתבטא באופנים שונים, כדוגמת סבב בו כל משתתף מכין תוכן מסויים עבור הפורום, משימות ביצוע שיש להכין בין המפגשים, משימות מעקב בין המפגשים ועוד.
לסיכום, פורום העמיתים הוא כלי עם אחוזי הצלחה השואפים ל-100%, וזאת מתוקף היותו כזה שפועל מתוך הכוח והידע הרב של המשתתפים בו. כל מה שנותר הוא להגדיר מטרה ראויה, לנהל אותו בצורה המיטבית וליישם את התוצאות שלו. מודל אוש"ן לפורום עמיתים הינו מודל המציג פורום במבנה "חצי סדנאי", המייצר תוצאות איכותיות ומבוסס על פרואקטיביות של המשתתפים בו ועל הטמעת התוצרים בארגון. לפרטים נוספים היכנסו לפורום העמיתים של אוש"ן אימון ארגוני
בהצלחה!
טלי ויטנברג
הכותבת היא מנחת קבוצות בכירה ובעלת ניסיון רב בליווי מנהלים ובהנחיית קבוצות בארגונים עסקיים, וכן עובדת כמאמנת אישית בשיטת BDH.
http://www.taliwittenberg.com/
הכותבת היא יוצרת ערכת הקלפים "אפשרויות נפתחות לחיבור ולבהירות".
